KSeF w 2026 i 2027 r. – co musi wiedzieć mała firma?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowa platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. W 2026 r. stał się obowiązkowy, a z końcem roku wygasają ostatnie okresy przejściowe. Sprawdź, co to oznacza dla Twojej firmy.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
- od 1 lutego 2026 r. – wystawianie faktur w KSeF dla firm, których sprzedaż (wraz z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników, także zwolnionych z VAT,
- od 1 lutego 2026 r. – odbieranie faktur przez KSeF dla wszystkich.
Okresy przejściowe – tylko do końca 2026 r.
Do 31 grudnia 2026 r. poza KSeF można jeszcze wystawiać:
- faktury papierowe lub elektroniczne (np. PDF), jeśli łączna wartość sprzedaży wraz z VAT udokumentowana nimi w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł – prawo to traci się od faktury, którą przekroczono ten limit,
- faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących oraz paragony z NIP nabywcy do 450 zł, uznawane za faktury uproszczone.
Do końca 2026 r. nie trzeba też podawać numeru KSeF faktury w przelewach między czynnymi podatnikami VAT.
Co zmienia się od 1 stycznia 2027 r.?
- faktury dla firm wszyscy podatnicy wystawiają w KSeF – także najmniejsi, którzy korzystali z limitu 10 000 zł,
- kasa rejestrująca przestaje służyć do wystawiania faktur, a paragon z NIP nie jest już fakturą uproszczoną,
- w płatnościach za faktury ustrukturyzowane między czynnymi podatnikami VAT, również w mechanizmie podzielonej płatności, trzeba podawać numer KSeF faktury.
A faktury dla konsumentów?
Faktur dla konsumentów (osób bez NIP) nie trzeba wystawiać w KSeF. Można to robić dobrowolnie.
Co trzeba przygotować?
- program do fakturowania zintegrowany z KSeF,
- uprawnienia w KSeF dla osób wystawiających faktury i dla biura rachunkowego,
- procedurę na wypadek problemów z internetem lub z systemem (tryby offline24, offline i awaryjny).
Jak pomaga biuro rachunkowe?
Faktury kosztowe trafiają do KSeF, więc biuro rachunkowe z uprawnieniami ma do nich dostęp bez przesyłania skanów. W Kancelarii Rachunkowej BILANS pomagamy klientom nadać uprawnienia i uporządkować obieg faktur.
Artykuł ma charakter informacyjny.
Masz pytania o KSeF w swojej firmie? Umów bezpłatną, 15-minutową konsultację lub zadzwoń: 600 601 011.
Podstawa prawna
- art. 106ga i art. 106gb ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych),
- art. 106nda tej ustawy (tryb offline24),
- art. 108g tej ustawy (numer KSeF w płatnościach – od 1 stycznia 2027 r.),
- art. 145m i art. 145n tej ustawy (przepisy przejściowe do 31 grudnia 2026 r.: limit 10 000 zł i faktury z kas rejestrujących).
Aktualne teksty jednolite ustaw znajdziesz w Internetowym Systemie Aktów Prawnych (ISAP).
Newsletter + bezpłatny prezent
Kalendarz prezesa spółki z o.o. 2027
Zapisz się na newsletter Kancelarii Rachunkowej BILANS i odbierz kalendarz terminów i obowiązków zarządu na 2027 r. Raz w miesiącu praktyczne informacje o podatkach i księgowości. Wypiszesz się w każdej chwili.
Autorka: Agnieszka Melińska
Główna Księgowa i Członek Zarządu Kancelarii Rachunkowej BILANS sp. z o.o. w Bydgoszczy. Certyfikat księgowy Ministra Finansów nr 30585/2008, członek Krajowej Izby Biur Rachunkowych i Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.
Może Ci się przydać
Masz pytanie do tego tematu? Umów bezpłatną 15-minutową konsultację lub zadzwoń: 600 601 011.