Jak zmienić biuro rachunkowe? Poradnik krok po kroku
Niezadowolenie z biura rachunkowego to częsty problem: spóźnione informacje o podatkach, brak kontaktu, błędy w deklaracjach. Dobra wiadomość – zmiana biura jest prostsza, niż się wydaje. Poniżej opisujemy, jak przeprowadzić ją krok po kroku, bez przerwy w rozliczeniach.
1. Sprawdź okres wypowiedzenia
Zacznij od umowy z obecnym biurem. Znajdziesz w niej okres wypowiedzenia i zasady przekazania dokumentacji. Od tego zależy, od którego miesiąca nowe biuro może przejąć Twoją księgowość.
2. Wybierz nowe biuro i ustal termin
Najwygodniej zmienić biuro od początku miesiąca, a najlepiej od początku roku obrotowego. Ustal z nowym biurem datę przejęcia, zakres usług i cenę.
Przy zmianie od początku roku ustal też, kto zamknie poprzedni rok – sporządzi rozliczenie roczne, a w pełnej księgowości także sprawozdanie finansowe. Najlepiej zapisać to w porozumieniu z dotychczasowym biurem.
3. Przygotuj przekazanie dokumentacji
Poprzednie biuro rozlicza okresy objęte swoją umową. Nowe biuro potrzebuje m.in.:
- księgi i ewidencje (np. księgi rachunkowe, KPiR, ewidencję środków trwałych),
- w pełnej księgowości – politykę rachunkowości, ostatnie sprawozdanie finansowe i zestawienie obrotów i sald,
- złożone deklaracje i pliki JPK,
- dokumentację kadrowo-płacową, jeśli zatrudniasz pracowników,
- informacje o rozrachunkach, saldach i nierozliczonych sprawach.
Przekazanie warto potwierdzić protokołem – to chroni obie strony.
4. Nadaj uprawnienia nowemu biuru
Nowe biuro potrzebuje dostępu do systemów, w których rozlicza Twoją firmę: pełnomocnictwa UPL-1 do podpisywania deklaracji i plików JPK, pełnomocnictwa w ZUS (ZUS-PEL) oraz uprawnień w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Jednocześnie odwołaj pełnomocnictwa i uprawnienia poprzedniego biura.
5. Zaktualizuj dane w ciągu 7 dni
Po zmianie biura trzeba zaktualizować dane podmiotu prowadzącego księgi i adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej. Spółki wpisane do KRS robią to na formularzu NIP-8 w urzędzie skarbowym, a przedsiębiorcy prowadzący JDG – we wpisie w CEIDG. Termin to 7 dni od dnia zmiany. Nowe biuro pomoże przygotować zgłoszenie.
Podsumowanie
Zmiana biura rachunkowego to kilka uporządkowanych kroków: wypowiedzenie, wybór terminu, przekazanie dokumentów, uprawnienia i aktualizacja danych. Przy dobrze zaplanowanym przejęciu Twoja firma nie odczuje przerwy w rozliczeniach.
Chcesz przenieść księgowość do Kancelarii Rachunkowej BILANS? Umów bezpłatną, 15-minutową konsultację lub zadzwoń: 600 601 011.
Podstawa prawna
- art. 5 i art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (zgłoszenie aktualizacyjne NIP-8 w terminie 7 dni),
- art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (wniosek o zmianę wpisu w terminie 7 dni).
Aktualne teksty jednolite ustaw znajdziesz w Internetowym Systemie Aktów Prawnych (ISAP).
Newsletter + bezpłatny prezent
Kalendarz prezesa spółki z o.o. 2027
Zapisz się na newsletter Kancelarii Rachunkowej BILANS i odbierz kalendarz terminów i obowiązków zarządu na 2027 r. Raz w miesiącu praktyczne informacje o podatkach i księgowości. Wypiszesz się w każdej chwili.
Autorka: Agnieszka Melińska
Główna Księgowa i Członek Zarządu Kancelarii Rachunkowej BILANS sp. z o.o. w Bydgoszczy. Certyfikat księgowy Ministra Finansów nr 30585/2008, członek Krajowej Izby Biur Rachunkowych i Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.
Może Ci się przydać
- Zmiana biura rachunkowego – jak to robimy
- Księgowość spółek z o.o. w Bydgoszczy
- Księgowość JDG – KPiR i ryczałt
Masz pytanie do tego tematu? Umów bezpłatną 15-minutową konsultację lub zadzwoń: 600 601 011.